پیشرفته، دقیق و هماهنگ با ساختار واقعی فروش نمایندگی‌های قطعات خودرو
ماژول «مدیریت سفارشات» یکی از کلیدی‌ترین اجزای پرتال ماست که به‌طور خاص برای مدیریت هوشمند و هدفمند فرآیند ثبت و پردازش سفارش‌ها طراحی شده است. این ماژول، نقطه شروع ارتباط مؤثر میان مشتری، کارشناس فروش و تیم اجرایی محسوب می‌شود و با در نظر گرفتن نیازهای خاص صنعت خودرو و نمایندگی‌ها، امکان پیاده‌سازی یک جریان کاری کاملاً منظم و اتوماتیک را فراهم می‌کند.
در گام نخست، مشتری یا نماینده فروش از طریق پرتال وارد شده و سفارش خود را با جزئیات دقیق ثبت می‌کند. این ثبت‌نام می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند نوع خودرو، تعداد، رنگ، شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مورد نیاز باشد. پس از ثبت، سیستم به‌صورت کاملاً خودکار، سفارش را به کارشناس مربوط به همان مشتری ارجاع می‌دهد. این ارجاع بر اساس ساختار تعیین‌شده و ارتباط مشتری با کارشناسان از پیش‌تعریف‌شده انجام می‌گیرد.
کارشناس پس از بررسی، می‌تواند تعداد نهایی قابل تأمین را مشخص کرده و در کنار آن، نظر یا پیشنهاد خود را نیز درج کند. نکته مهم اینجاست که تعداد اولیه‌ای که توسط مشتری ثبت شده، همچنان به‌صورت ثابت و محفوظ باقی می‌ماند تا همیشه امکان بازگشت و مقایسه وجود داشته باشد. این موضوع شفافیت و قابلیت پیگیری را برای مدیران و تیم فروش به‌شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد.
پس از اعلام نظر کارشناس، سفارش وارد «چرخه فرآیند» تعریف‌شده در سیستم می‌شود؛ فرآیندی که می‌تواند شامل مراحل متعددی از تأیید مدیران، بررسی موجودی، هماهنگی‌های داخلی و... باشد. این فرآیندها کاملاً قابل تعریف و تنظیم بر اساس نیاز هر سازمان هستند و به ماژول فرآیند متصل شده‌اند.
در نهایت، پس از عبور سفارش از مراحل بررسی و اخذ تأییدیه‌های لازم، سیستم به‌صورت خودکار اطلاعات نهایی را به نرم‌افزار حسابداری ارسال می‌کند و ثبت سفارش در آن سیستم نیز بدون دخالت انسانی انجام می‌شود. این یکپارچگی با سپیدار، ورود دستی اطلاعات را حذف کرده، خطاها را به صفر می‌رساند و بهره‌وری تیم مالی را افزایش می‌دهد.
مزایای کلیدی ماژول سفارشات:
-
ارجاع هوشمند سفارش‌ها به کارشناس مربوطه بر اساس ساختار داخلی سازمان
-
ثبت و حفظ همزمان دیدگاه مشتری و تحلیل کارشناسی برای مقایسه و شفاف‌سازی
-
ورود خودکار سفارش به فرآیندهای تعریف‌شده تا پایان مسیر تأیید
-
یکپارچه‌سازی کامل با سیستم حسابداری برای ثبت دقیق، سریع و بدون خطای مالی
-
افزایش سرعت، شفافیت و هماهنگی میان واحدهای فروش، پشتیبانی و مالی